COK sender og modtager digitale fakturaer med en løsning fra DIGITAL CAB
”Mere end 99% af vores kursister og andre kunder er fra den offentlige sektor, og de har jo siden 2005 krævet, at vi sender vores fakturaer til dem i elektronisk format og baseret på OIOXML-standarden. Så derfor sender vi alle vores fakturaer med en EDI-løsning fra DIGITAL CAB, og den fungerer så godt, at vi egentlig slet ikke tænker over i det daglige, at vi har den. Og det er i mine øjne sådan alle it-løsninger bør være: At man slet ikke mærker, at de er.”
Administrationschef Svend Astrup, Center for Offentlig Kompetenceudvikling, COK:
”Vores løsning fra DIGITAL CAB til elektronisk fakturering virker så godt, at vi næsten ikke tænker over, at vi har den.”
Sådan lyder det fra Svend Astrup, der er administrationschef og it-chef i COK, Center for Offentlig Kompetenceudvikling, den tidligere Kommunale Højskole, der, blandt mange andre aktiviteter, er én af Danmark førende efteruddannelsesinstitutioner med mere end 25.000 medarbejdere fra den offentlige sektor på et utal af kurser og uddannelser hvert år.
COK har hovedkontor i Grenå og seks afdelinger over hele Danmark, og har ialt 80 fastansatte medarbejdere og flere hundrede lærere og konsulenter tilknyttet på free-lance-basis.
Det vigtigste it-system er ERP-systemet MS Dynamics Axapta, og i det skaber man de mange tusinde fakturaer, der hvert år skal sendes ud til kunderne, i et antal der på de mest travle dage kan komme op på 1200 og til et samlet, årligt beløb på mere end 150 mio. kroner.
Sparer flere hundrede tusinde kroner
De elektroniske fakturaer sendes ud gennem en EDI-løsning fra DIGITAL CAB, der modtager fakturaerne fra Axapta og omdanner dem til det krævede OIOXML-format og sender dem til modtagerne enten via et VANS-net eller via det offentlige NemHandel-system, afhængigt af modtagerens ønsker. Og det sker helt uden problemer, fortæller Svend Astrup:
”Udsendelsen sker med en simpel, daglig kommando fra vores EDI-medarbejder, og det sker derefter helt automatisk, så vi overhovedet ikke behøver spekulere over, hvordan det foregår. Og det koster højst én krone per faktura, og det er naturligvis langt billigere, end det ville koste os at printe fakturaerne ud og sende dem som papirpost. Så vi sparer flere hundrede tusinde kroner hvert år i direkte udgifter, som meningen jo selvfølgelig er med EDI, og med denne lovgivning, og derudover et stort antal arbejdstimer i administrationen, svarende til mindst én fuldtidsstilling, efter min vurdering. Så det er en meget effektiv løsning, der sparer os mange penge hvert år.”
Færdigt til aftalt tid og pris
Tilfredsheden med EDI-løsningen skyldes også den faglige indsats fra DIGITAL CABs side, tilføjer Svend Astrup:
”Da vi fik denne EDI-løsning i luften i januar 2006, da afløste den en anden EDI-løsning, som vi havde fået i 2005, men som vi absolut ikke var tilfredse med, fordi den gav os store problemer. Fx med fakturaer, der ikke nåede frem til modtagerne, men blev hængende i netværket i månedsvis, og så vi først opdagede det, når vores debitorer begyndte at undre sig over vores rykkerskrivelser. Så da vi besluttede at skifte det hele ud med den nye EDI-løsning fra DIGITAL CAB, der havde der været lidt krisestemning inden. Det var derfor med stor tilfredshed, at vi oplevede, at den nye løsning kom i luften uden problemer, og at projektet holdt både tidsplanen og budgettet. Og at vi nu får en løbende support, der kun koster et par tusinde kroner om året, men som næsten altid er til rådighed fra DIGITAL CABs dygtige EDI-eksperter, når vi en sjælden gang har brug for den. Enten per telefon eller ved at de kan gå ind i vores EDI-system fra deres egen pc og løse problemerne. Eller forklare vores egne folk, hvad de skal gøre.”
Svend Astrup, administrations- og it-chef:
”Alle fakturaer, både til vores debitorer og fra vores kreditorer, er nu elektroniske – til glæde for alle.”
EDI også fra kreditorerne
De trælse oplevelser med den første EDI-løsning i det første år 2005 er derfor næsten glemt og afløst af stor tilfredshed. Så derfor har man i efteråret 2010 taget det sidste EDI-skridt, så man nu også modtager EDI-fakturaer fra næsten alle COK’s mange hundrede leverandører, fortæller Svend Astrup:
”Vi har nu taget skridtet fuldt ud, så de indgående fakturaer også kommer ind elektronisk, i en løsning hvor vores kreditorer skal kende vores lokationsnummer – altså GLN-nummeret – og kunne danne en elektronisk faktura i OIOXML-format, som de sender til os via NemHandel. Vi omdanner dem så, via vores løsning fra DIGITAL CAB, til et langt mere læsevenligt format, så de kan sendes videre til et andet it-system, Teamlink, som vi bruger til at styre den vigtige opgave med at sende dem rundt til de medarbejdere hos COK, der skal se dem på skærmen og godkende dem, før de bliver sendt til betaling i vores MS Dynamics Axapta system.”
”Så hele arbejdet med at sende alle de modtagne fakturaer fra kreditorerne til godkendelse i de seks afdelinger sker nu elektronisk i stedet for på papir, med alle de fordele det giver, i form af hurtigere arbejdsgange, færre fejl og færre fakturaer der bliver glemt eller overset, så de går over tiden. Så en stor del af papirgangene i vores organisation er afskaffet. Til daglig glæde og økonomisk gevinst for alle parter.”
