JTI har implementeret EDI med dagligvarebranchen
”Vi er en mindre virksomhed, der sælger til de danske dagligvaregrossister. Og de forlanger jo allesammen, at al udveksling med dem af ordrer og fakturaer foregår elektronisk, per EDI. Så det gør den naturligvis, og det foregår nu helt uden problemer og på en måde, så vi sparer en masse arbejdstid og kan levere en bedre kundeservice, end vi kunne før. Takket være en meget velfungerende EDIFACT-løsning fra DIGITAL CAB og Visma.”
Det fortæller Marianne Stark, der er driftsleder – operations planning manager – i JTI Denmark, der er den danske afdeling af JTI, Japan Tobacco International, der er verdens tredjestørste tobakskoncern, med produktion og salg af en lang række cigaretmærker som fx Camel, LD og Benson & Hedges.
Dem sælger man til alle dagligevaregrossister i Danmark, som Dansk Supermarked, COOP, Supergros, Metro og Reitan.
Alle ordrer fra disse kunder og alle fakturaer til dem sendes i EDIFACT-format gennem VANS-nettet i en EDI-løsning, der er leveret af DIGITAL CAB, og som er fuldt integreret med JTI Denmarks økonomisystem, der er MS Dynamics NAV fra Microsoft fra Visma.
Marianne Stark, operations planning manager, JTI Denmark:
”Vores EDI-kommunikation med supermarkedskæderne kører helt uden problemer”
En velfungerende EDI-løsning
Løsningen har været i drift siden midten af 2009, og man har stor glæde af den i det daglige, forklarer Marianne Stark:
”Det er en meget velfungerende EDI-løsning, hvor alt arbejdet med fakturering og ordremodtagelse er automatiseret så meget, som det er muligt, så næsten al datakommunikation med vores kunder nu foregår direkte mellem vores og deres ERP-systemer, uden fejl af nogen art og uden at vi skal bruge ret meget tid på det.”
Gevinsterne ved den nye løsning er særligt tydelige, fordi Marianne Stark stadig kan huske de irritationsmomenter, som den gamle EDI-løsning gav anledning til:
”Det er jo ikke noget nyt, at de danske grossister forlanger, at dataudvekslingen med dem sker per EDI. Så vi har kørt EDIFACT-kommunikation med dem i mange år. Men indtil 2009 skete det med en anden løsning, der var meget kompleks og derfor meget besværlig at arbejde med; og det blev ikke bedre af, at den blev styret fra vores logistikpartner i Sverige, der også havde ansvaret for en lang række af vores andre funktioner, såsom lager, distribution og kundeservice. Og så var der i øvrigt også en masse data fra kunderne, som vi kun kunne lægge ind i vores ERP-system ved manuel indtastning.”
I begyndelsen af 2009 besluttede man at flytte de fleste af disse logistikopgaver fra Sverige til Danmark, og i den forbindelse konstaterede man, at ’det der med EDI - det må kunne gøres meget smartere’.
Visma anbefalede DIGITAL CAB
Derfor spurgte man virksomhedens ERP-leverandør, Visma, hvad de ville foreslå. Og det førte til en anbefaling af DIGITAL CAB, fortæller Marianne Stark:
”Visma fortalte, at de havde gode erfaringer med DIGITAL CAB, når det gjaldt EDI og EDIFACT, så dem tog vi kontakt til. Og den kontakt førte til et positivt møde, der endte med, at vi i sommeren 2009 tog en ny EDI-løsning i brug, hvor Visma havde taget sig af det tekniske arbejde med ’mappingen’, dvs. konverteringen af ordrerne og fakturaerne mellem det interne format i MS Dynamics NAV-system og DIGITAL CABS’ eget standardformat, CSV, medens DIGITAL CAB klarede opgaven med at konvertere til og fra EDIFACT og med at sende EDI-filerne mellem os og vores kunder via VANS nettet.”
Den nye EDI-løsning indebærer også, at man ikke kun kan sende EDI-fakturaer til kundernes ERP-system, men også, at man kan danne fakturalinier til den enkelte butik, så grossisterne, hvis de ønsker det, kan gennemfakturere, altså sende elektroniske fakturaer ud til den enkelte butik.
En ekstra opgave i projektet var, at overflytningen af de mange arbejdsopgaver fra Sverige til Danmark førte til, at JTI Denmark fik sit eget lokationsnummer - GLN–nummeret - og at dette blev lagt ind i EDI-løsningen og ind i kundernes ERP-systemer. Det skulle testes i en kort periode med alle grossister samtidig med, at den gamle løsning stadig var aktiv; og det var en udfordring som grossisternes EDI-afdeling håndterede med stor professionalisme, understreger Marianne Stark.
Et fortrinligt samarbejde
I det hele taget forløb skiftet af EDI-løsning uden nævneværdige problemer, fortæller hun: ”Hele EDI-projektet med Visma og DIGITAL CAB forløb som planlagt, og vi holdt både budgettet og tidsplanen, så vi kom i luften med den første kunde, SuperGros, i juni 2009, som det var planlagt, inklusive funktionen med gennemfakturering. Og alle de andre kunder kom derefter på i hurtig rækkefølge og efter de aftalte tidsplaner, hvor det generelt kun var det nye GLN-nummer. der var det eneste, der skulle laves om hos dem.”
Så hos JTI Denmark er der stor tilfredshed med den nuværende status på EDI-området, konstaterer Marianne Stark til slut:
”Vi har – med god grund synes jeg - været særdeles tilfredse med valget af EDI-leverandør, for DIGITAL CABs medarbejdere er ikke bare yderst professionelle rent it-fagligt. De er også meget positive at forhandle og samarbejde med. Og hvis der en sjælden gang er noget, der driller, og vi ringer efter assistance, så er de altid hurtige til at finde problemerne og få dem løst. Men det er i øvrigt sjældent, at vi har problemer, der kræver hjælp udefra. Så til daglig, der tænker vi egentlig slet ikke på, at vi har en EDIFACT-løsning. For det kører bare.”
Marianne Stark, EDI-ansvarlig hos JTI Denmark:
”Til daglig tænker vi slet ikke over, at vi kører EDI, for vi mærker ikke noget til det.”
