Bønnelykken har styrket konkurrenceevnen

”Vi leverer mange tusinde salat- og grøntsagsblandinger til de to største, danske supermarkedskæder hver dag, og det er hidtil sket som én samlet ordre til hver. Men nu, med den nye it-løsning fra DIGITAL CAB, der kan vi skræddersy leveringen, så vi pakker til den enkelte butik. Så vi tilbyder det, der hedder butikspluk, som den første leverandør overhovedet. Og det er en stor gevinst for vores kunder, da de både sparer tid og har mindre spild – og derfor er det en afgørende konkurrenceparameter for os selv.” Dét fortæller Thomas Hjelme, der er produktions- og driftschef i og medejer af virksomheden Bønnelykken i Ringsted, der leverer lækre, færdigtpakkede salat- og grøntsagsblandinger til de største danske supermarkedskæder, Dansk Supermarked og Coop. Det er et marked med benhård konkurrence, hvor Bønnelykken gennem 30 år har placeret sig som én af de førende leverandører af friske salater og grøntsager. Det er produkter, der med årene er blevet stadigt mere færdigtpakkede og mere tilpassede til kundernes ønsker, og som hver eneste dag skal leveres friske til supermarkedskædernes centrallagre, så de, sammen med alle de andre dagligvarer, kan blive kørt ud til butikkerne, så de ligger klar, når man åbner næste morgen.

Thomas Hjelme, produktionschef i firmaet Bønnelykken, leverandør til Dansk Supermarked:

”Med vores nye it-løsning fra DIGITAL CAB kan vi nu levere ’butikspluk’- til stor glæde for vores kunder”

 

Pakning til hver enkelt butik

Det er et marked, hvor succes eller fiasko ikke kun afgøres af pris og kvalitet, men også af logistik og leveringspræcision. Og på det felt har man nu taget et meget afgørende skridt frem hos Bønnelykken, takket være en ny it-løsning fra DIGITAL CAB, fortæller Thomas Hjelme: ”Hele vores afsætning er skræddersyet til den enkelte kunde, og det gælder ikke kun det enkelte produkt, men også det præcise antal af de mange forskellige salat- og grøntsagsblandinger, som vi producerer og leverer hver dag. Fx 8 styk af det ene produkt og 44 af det andet til Dansk Supermarked. De tal skifter fra dag til dag og fra butik til butik, og det har vi indtil nu styret på den måde, at vi har leveret det hele samlet til kundernes centrallagre, hvor deres lagerfolk så har fordelt det over i andre kasser til de enkelte butikker, så de på den måde har fået præcis det, de har bestilt til den dag. Dog i kolli på mindst to styk ad gangen.” ”Men nu, med den nye it-løsning fra DIGITAL CAB, der modtager og pakker vi ordrerne fra Dansk Supermarked på butiksniveau, med nye tal for hver butik for hver dag, og dermed med mere end 100 EDI-ordrer hver dag. Og fordi it-løsningen nu leverer en individuel udskrift til hver eneste varepakke med både tekst og stregkode, der fortæller præcist, hvilken butik den pågældende pakke skal leveres til, så laver vi nu butikspluk allerede hos os, så vores kunder – og det vil i første omgang altså sige lagerfolkene hos Dansk Supermarked – kan slippe for det, og så butikkerne nu kan modtage varer på stykniveau og ikke i kolli. Så de ikke får varer på hylderne, der bliver for gamle.” Samtidig har den nye it-løsning ført til, at man nemmere kan styre arbejdet med at fylde papkasserne til den enkelte butik, så de tunge varer pakkes først – og dermed nederst – i kasserne og de lette varer sidst og øverst. Thomas Hjelme – produktionschef i firmaet Bønnelykken:

”Med vores nye it-løsning kan vi styrke både vores og vores kunders konkurrenceevne”

 

Store gevinster til kunden

Det er nyskabelser, der har givet store gevinster hos Dansk Supermarked, forklarer Thomas Hjelme: ”Nu har vores folk pakket det hele på forhånd, så lagermedarbejderne hos Dansk Supermarked ikke længere skal sortere varerne til de enkelte butikker. I stedet skal de bare flytte kasserne fra os over på de paller, som skal køres ud til de enkelte butikker. Så de sparer mange arbejdstimer på ompakning hver dag – og dermed mange penge.” Den enkelte vare bliver endvidere allerede hos Bønnelykken forsynet med en label med kundens egen produktbeskrivelse og stregkode, så medarbejderne ude i butikkerne ikke skal foretage sig andet med varerne, end at sætte dem ind på hylderne.

DIGITAL CAB – en rigtig god leverandør

Eftersom brugen af EDI, især til elektroniske ordrer og fakturaer, i mange år har været et ufravigeligt krav i dansk dagligvarehandel, så har man hos Bønnelykken modtaget EDI-ordrer og sendt EDI-fakturaer i mange år, også i handelen med Dansk Supermarked. Men den her beskrevne it-løsning er den første it-løsning, man har fået fra DIGITAL CAB. Og det har været en rigtig god oplevelse, fortæller Thomas Hjelme: ”Selvom vi har haft en EDI-leverandør i flere år, så var vi absolut ikke tilfreds med deres indsats, for de var desværre både inkompetente og ufleksible. Så da vi havde besluttet at udvide EDI-udvekslingen med Dansk Supermarked til at omfatte butikspluk, da spurgte vi leverandøren af vores ERP-system, om de kunne anbefale en leverandør på det felt. Og de nævnte DIGITAL CAB, eller rettere sagt de skamroste dem nærmest, fordi de havde haft nogle rigtigt gode oplevelser med dem. Så vi kontaktede DIGITAL CAB, og det viste sig på alle måder at være et rigtigt godt valg. For de er ikke kun dygtige til it og EDI og har skabt en meget velfungerende it-løsning. De har også leveret den færdige løsning til tiden, så vi var i luften den dag, det var aftalt med Dansk Supermarked. Ja faktisk før Dansk Supermarked selv var parat. Så det hele har kørt som det skulle fra dag ét, og de få gange hvor vi har haft brug for hjælp, der har vi fået det med det samme.”

Parat til fremtiden

Så hos Bønnelykke er man godt tilfreds med den nuværende it-situation, fortæller Thomas Hjelme til sidst: ”Vi har kun de store supermarkedskæder som kunder, og de stiller som bekendt nærmest ekstremt høje krav til deres leverandørers it-systemer. Så den nye it-løsning, der har bragt os afgørende foran vores konkurrenter, har betydet, at vi er blevet en bedre samarbejdspartner. Det har naturligvis forbedret vores konkurrenceevne og øget vores markedsandel, og det har gjort os bedre til at tage imod de næste it-tekniske udfordringer, som supermarkedskæderne finder på.”

 

Om virksomheden Bønnelykken

Virksomheden Bønnelykken er en familieejet virksomhed, der blev startet af Thomas Hjelmes far i 70’erne. I dag ejes den af Ulla Esseman, Thomas Hjelme og Hessing B/V. Det første produkt var bønnespirer, men produktsortimentet er blevet kraftigt udvidet gennem årene og består i dag næsten udelukkende af lækre, færdigtpakkede salat- og grøntsagsblandinger, der er skræddersyet til kunderne. Råvarerne kommer fra blandt andet Danmark og Holland men også fra så fjerne lande som Egypten og Israel. Råvarerne kan både være færdige produkter, fx Iceberg salathoveder, eller frø, som Bønnelykken får dyrket til færdige grøntsager og salater hos danske landmænd. Bønnelykken har cirka 30 medarbejdere på de godt 3500 kvadratmeter lager- og produktionslokaler i Ringsted.

Alle data ligger hos DIGITAL CAB

Den her omtalte it-løsning med butikspluk som DIGITAL CAB har lavet til Bønnelykken er en web-løsning, hvor alle data og al programlogik ligger hos DIGITAL CAB, så alle it-kørsler også foregår dér. Der ligger således en database i systemet med alle de produkter, som Bønnelykken kan levere, og til denne database indsender kunderne dagligt alle deres ordrer i EDIFACT-format. Herfra sender DIGITAL CAB så alle ordredata videre til Bønnelykkens eget økonomisystem. Fakturagrundlaget overføres fra økonomisystemet til DIGITAL CAB, hvor det behandles og overføres til supermarkedskæderne i EDIFACT-format.

COK sender og modtager digitale fakturaer med en løsning fra DIGITAL CAB

”Mere end 99% af vores kursister og andre kunder er fra den offentlige sektor, og de har jo siden 2005 krævet, at vi sender vores fakturaer til dem i elektronisk format og baseret på OIOXML-standarden. Så derfor sender vi alle vores fakturaer med en EDI-løsning fra DIGITAL CAB, og den fungerer så godt, at vi egentlig slet ikke tænker over i det daglige, at vi har den. Og det er i mine øjne sådan alle it-løsninger bør være: At man slet ikke mærker, at de er.”

 

Administrationschef Svend Astrup, Center for Offentlig Kompetenceudvikling, COK:

”Vores løsning fra DIGITAL CAB til elektronisk fakturering virker så godt, at vi næsten ikke tænker over, at vi har den.”

 

 

Sådan lyder det fra Svend Astrup, der er administrationschef og it-chef i COK, Center for Offentlig Kompetenceudvikling, den tidligere Kommunale Højskole, der, blandt mange andre aktiviteter, er én af Danmark førende efteruddannelsesinstitutioner med mere end 25.000 medarbejdere fra den offentlige sektor på et utal af kurser og uddannelser hvert år.

COK har hovedkontor i Grenå og seks afdelinger over hele Danmark, og har ialt 80 fastansatte medarbejdere og flere hundrede lærere og konsulenter tilknyttet på free-lance-basis.

Det vigtigste it-system er ERP-systemet MS Dynamics Axapta, og i det skaber man de mange tusinde fakturaer, der hvert år skal sendes ud til kunderne, i et antal der på de mest travle dage kan komme op på 1200 og til et samlet, årligt beløb på mere end 150 mio. kroner.

Sparer flere hundrede tusinde kroner

De elektroniske fakturaer sendes ud gennem en EDI-løsning fra DIGITAL CAB, der modtager fakturaerne fra Axapta og omdanner dem til det krævede OIOXML-format og sender dem til modtagerne enten via et VANS-net eller via det offentlige NemHandel-system, afhængigt af modtagerens ønsker. Og det sker helt uden problemer, fortæller Svend Astrup:

”Udsendelsen sker med en simpel, daglig kommando fra vores EDI-medarbejder, og det sker derefter helt automatisk, så vi overhovedet ikke behøver spekulere over, hvordan det foregår. Og det koster højst én krone per faktura, og det er naturligvis langt billigere, end det ville koste os at printe fakturaerne ud og sende dem som papirpost. Så vi sparer flere hundrede tusinde kroner hvert år i direkte udgifter, som meningen jo selvfølgelig er med EDI, og med denne lovgivning, og derudover et stort antal arbejdstimer i administrationen, svarende til mindst én fuldtidsstilling, efter min vurdering. Så det er en meget effektiv løsning, der sparer os mange penge hvert år.”

Færdigt til aftalt tid og pris

Tilfredsheden med EDI-løsningen skyldes også den faglige indsats fra DIGITAL CABs side, tilføjer Svend Astrup:

”Da vi fik denne EDI-løsning i luften i januar 2006, da afløste den en anden EDI-løsning, som vi havde fået i 2005, men som vi absolut ikke var tilfredse med, fordi den gav os store problemer. Fx med fakturaer, der ikke nåede frem til modtagerne, men blev hængende i netværket i månedsvis, og så vi først opdagede det, når vores debitorer begyndte at undre sig over vores rykkerskrivelser. Så da vi besluttede at skifte det hele ud med den nye EDI-løsning fra DIGITAL CAB, der havde der været lidt krisestemning inden. Det var derfor med stor tilfredshed, at vi oplevede, at den nye løsning kom i luften uden problemer, og at projektet holdt både tidsplanen og budgettet. Og at vi nu får en løbende support, der kun koster et par tusinde kroner om året, men som næsten altid er til rådighed fra DIGITAL CABs dygtige EDI-eksperter, når vi en sjælden gang har brug for den. Enten per telefon eller ved at de kan gå ind i vores EDI-system fra deres egen pc og løse problemerne. Eller forklare vores egne folk, hvad de skal gøre.”

 

Svend Astrup, administrations- og it-chef:

”Alle fakturaer, både til vores debitorer og fra vores kreditorer, er nu elektroniske – til glæde for alle.”

 

EDI også fra kreditorerne

De trælse oplevelser med den første EDI-løsning i det første år 2005 er derfor næsten glemt og afløst af stor tilfredshed. Så derfor har man i efteråret 2010 taget det sidste EDI-skridt, så man nu også modtager EDI-fakturaer fra næsten alle COK’s mange hundrede leverandører, fortæller Svend Astrup:

”Vi har nu taget skridtet fuldt ud, så de indgående fakturaer også kommer ind elektronisk, i en løsning hvor vores kreditorer skal kende vores lokationsnummer – altså GLN-nummeret – og kunne danne en elektronisk faktura i OIOXML-format, som de sender til os via NemHandel. Vi omdanner dem så, via vores løsning fra DIGITAL CAB, til et langt mere læsevenligt format, så de kan sendes videre til et andet it-system, Teamlink, som vi bruger til at styre den vigtige opgave med at sende dem rundt til de medarbejdere hos COK, der skal se dem på skærmen og godkende dem, før de bliver sendt til betaling i vores MS Dynamics Axapta system.”

”Så hele arbejdet med at sende alle de modtagne fakturaer fra kreditorerne til godkendelse i de seks afdelinger sker nu elektronisk i stedet for på papir, med alle de fordele det giver, i form af hurtigere arbejdsgange, færre fejl og færre fakturaer der bliver glemt eller overset, så de går over tiden. Så en stor del af papirgangene i vores organisation er afskaffet. Til daglig glæde og økonomisk gevinst for alle parter.”

COK

 

COK – Center for offentlig kompetence-udvikling

COK – Center for offentlig kompetenceudviking – er Danmarks førende ’læringspartner’ indenfor offentlig efter- og videreudannelse, med afdelinger i syv byer, nemlig foruden Den Kommunale Højskole i Grenaa også med afdelinger i Herlev, Næstved, Odense, Vejen, Århus og Aalborg.

Som kommunernes egen virksomhed arbejder COK for at kvalificere den kommunale drift og udvikling. Det sker gennem udviklingsprocesser, undervisning og facilitering af netværk med bidrag fra mere end 1.200 konsulenter og eksperter fra ind- og udland.

COK har cirka 80 faste medarbejdere og hvert år gør mere end 25.000 kommunale politikere, ledere og medarbejdere gør brug af COKs tilbud.

Alle afdelinger er koblet op til COK’s centrale ERP-system i Grenå, hvorfra man derfor udsender EDI-fakturaer til alle COK’s kunder over hele Danmark.

COK samarbejder med KL, Kommunernes Landsforening, om en lang række formidlingsopgaver med relation til den kommunale opgavevaretagelse.

COK er i juridisk henseende en forening ejet af de danske kommuner og drives som en privat virksomhed.

JTI har implementeret EDI med dagligvarebranchen

”Vi er en mindre virksomhed, der sælger til de danske dagligvaregrossister. Og de forlanger jo allesammen, at al udveksling med dem af ordrer og fakturaer foregår elektronisk, per EDI. Så det gør den naturligvis, og det foregår nu helt uden problemer og på en måde, så vi sparer en masse arbejdstid og kan levere en bedre kundeservice, end vi kunne før. Takket være en meget velfungerende EDIFACT-løsning fra DIGITAL CAB og Visma.”

Det fortæller Marianne Stark, der er driftsleder – operations planning manager – i JTI Denmark, der er den danske afdeling af JTI, Japan Tobacco International, der er verdens tredjestørste tobakskoncern, med produktion og salg af en lang række cigaretmærker som fx Camel, LD og Benson & Hedges.

Dem sælger man til alle dagligevaregrossister i Danmark, som Dansk Supermarked, COOP, Supergros, Metro og Reitan.

Alle ordrer fra disse kunder og alle fakturaer til dem sendes i EDIFACT-format gennem VANS-nettet i en EDI-løsning, der er leveret af DIGITAL CAB, og som er fuldt integreret med JTI Denmarks økonomisystem, der er MS Dynamics NAV fra Microsoft fra Visma.

 

Marianne Stark, operations planning manager, JTI Denmark:

”Vores EDI-kommunikation med supermarkedskæderne kører helt uden problemer”

 

 

En velfungerende EDI-løsning

Løsningen har været i drift siden midten af 2009, og man har stor glæde af den i det daglige, forklarer Marianne Stark:

”Det er en meget velfungerende EDI-løsning, hvor alt arbejdet med fakturering og ordremodtagelse er automatiseret så meget, som det er muligt, så næsten al datakommunikation med vores kunder nu foregår direkte mellem vores og deres ERP-systemer, uden fejl af nogen art og uden at vi skal bruge ret meget tid på det.”

Gevinsterne ved den nye løsning er særligt tydelige, fordi Marianne Stark stadig kan huske de irritationsmomenter, som den gamle EDI-løsning gav anledning til:

”Det er jo ikke noget nyt, at de danske grossister forlanger, at dataudvekslingen med dem sker per EDI. Så vi har kørt EDIFACT-kommunikation med dem i mange år. Men indtil 2009 skete det med en anden løsning, der var meget kompleks og derfor meget besværlig at arbejde med; og det blev ikke bedre af, at den blev styret fra vores logistikpartner i Sverige, der også havde ansvaret for en lang række af vores andre funktioner, såsom lager, distribution og kundeservice. Og så var der i øvrigt også en masse data fra kunderne, som vi kun kunne lægge ind i vores ERP-system ved manuel indtastning.”

I begyndelsen af 2009 besluttede man at flytte de fleste af disse logistikopgaver fra Sverige til Danmark, og i den forbindelse konstaterede man, at ’det der med EDI – det må kunne gøres meget smartere’.

Visma anbefalede DIGITAL CAB

Derfor spurgte man virksomhedens ERP-leverandør, Visma, hvad de ville foreslå. Og det førte til en anbefaling af DIGITAL CAB, fortæller Marianne Stark:

”Visma fortalte, at de havde gode erfaringer med DIGITAL CAB, når det gjaldt EDI og EDIFACT, så dem tog vi kontakt til. Og den kontakt førte til et positivt møde, der endte med, at vi i sommeren 2009 tog en ny EDI-løsning i brug, hvor Visma havde taget sig af det tekniske arbejde med ’mappingen’, dvs. konverteringen af ordrerne og fakturaerne mellem det interne format i MS Dynamics NAV-system og DIGITAL CABS’ eget standardformat, CSV, medens DIGITAL CAB klarede opgaven med at konvertere til og fra EDIFACT og med at sende EDI-filerne mellem os og vores kunder via VANS nettet.”

Den nye EDI-løsning indebærer også, at man ikke kun kan sende EDI-fakturaer til kundernes ERP-system, men også, at man kan danne fakturalinier til den enkelte butik, så grossisterne, hvis de ønsker det, kan gennemfakturere, altså sende elektroniske fakturaer ud til den enkelte butik.

En ekstra opgave i projektet var, at overflytningen af de mange arbejdsopgaver fra Sverige til Danmark førte til, at JTI Denmark fik sit eget lokationsnummer – GLN–nummeret – og at dette blev lagt ind i EDI-løsningen og ind i kundernes ERP-systemer. Det skulle testes i en kort periode med alle grossister samtidig med, at den gamle løsning stadig var aktiv; og det var en udfordring som grossisternes EDI-afdeling håndterede med stor professionalisme, understreger Marianne Stark.

Et fortrinligt samarbejde

I det hele taget forløb skiftet af EDI-løsning uden nævneværdige problemer, fortæller hun: ”Hele EDI-projektet med Visma og DIGITAL CAB forløb som planlagt, og vi holdt både budgettet og tidsplanen, så vi kom i luften med den første kunde, SuperGros, i juni 2009, som det var planlagt, inklusive funktionen med gennemfakturering. Og alle de andre kunder kom derefter på i hurtig rækkefølge og efter de aftalte tidsplaner, hvor det generelt kun var det nye GLN-nummer. der var det eneste, der skulle laves om hos dem.”

Så hos JTI Denmark er der stor tilfredshed med den nuværende status på EDI-området, konstaterer Marianne Stark til slut:

”Vi har – med god grund synes jeg – været særdeles tilfredse med valget af EDI-leverandør, for DIGITAL CABs medarbejdere er ikke bare yderst professionelle rent it-fagligt. De er også meget positive at forhandle og samarbejde med. Og hvis der en sjælden gang er noget, der driller, og vi ringer efter assistance, så er de altid hurtige til at finde problemerne og få dem løst. Men det er i øvrigt sjældent, at vi har problemer, der kræver hjælp udefra. Så til daglig, der tænker vi egentlig slet ikke på, at vi har en EDIFACT-løsning. For det kører bare.”

 

Marianne Stark, EDI-ansvarlig hos JTI Denmark:

”Til daglig tænker vi slet ikke over, at vi kører EDI, for vi mærker ikke noget til det.”

 

JTI Denmark

JTI Denmark er den danske del af JTI, Japan Tobacco International, der er den tredje største spiller i tobaksindustrien med en global markedsandel på 11%. JTI producerer tobak i 27 lande og sælger sine produkter i 120 lande.

JTI blev dannet i 1999, da Japan Tobacco Inc. opkøbte den amerikanske tobakskoncern R.J.Reynolds.